
Con el paso del tiempo, las empresas acumulan una gran cantidad de equipos electrónicos viejos. Computadoras, impresoras, servidores y otros dispositivos se quedan almacenados en bodegas, ocupando espacio valioso y generando costos innecesarios. Gestionarlos adecuadamente no solo libera espacio, sino que también permite ahorrar recursos y cumplir con las normativas financieras. Pero, ¿cómo hacerlo de manera eficiente y sin errores?
El problema de acumular equipos electrónicos que no sirven
Muchas empresas suelen postergar el proceso de baja y desecho de equipos electrónicos obsoletos. Ya sea por falta de tiempo, desconocimiento o simplemente porque parece una tarea engorrosa, estos dispositivos terminan ocupando espacio en oficinas y bodegas que podrían utilizarse para actividades más productivas.
Además de ocupar espacio, los equipos electrónicos viejos almacenados representan varios riesgos importantes:
Riesgos financieros: La acumulación de equipos obsoletos puede generar costos ocultos relacionados con depreciación no contabilizada, pérdida de activos y gastos innecesarios de almacenamiento.
Incumplimiento en auditorías: La falta de control adecuado sobre los activos electrónicos puede generar problemas en auditorías financieras, afectando la transparencia de la empresa y exponiéndola a sanciones o ajustes contables.
Pérdida de inventario: Sin un proceso de baja controlado combinado con un proceso de reciclaje documentado y verificable, es fácil perder el control sobre qué equipos aún tienen valor y cuáles ya son obsoletos
Riesgos adicionales: potencialidad de contaminación, mantenimiento de áreas dedicadas y riesgos asociados a seguridad de los datos personales contenidos en los equipos obsoletos
Implementar una estrategia efectiva para la disposición de equipos electrónicos viejos trae múltiples beneficios:
La mejor manera de evitar complicaciones es contar con un proveedor profesional de gestión de residuos electrónicos. Un servicio especializado se encargará de todo el proceso, desde la recolección hasta el reciclaje o disposición final, asegurando que se cumplan todos los requisitos contables y ambientales.
Un buen gestor de residuos electrónicos debe ofrecer:
Inventario y clasificación de equipos: proporcionar un reporte claro para auditorías.
Transporte seguro: Recolección y traslado de los equipos de manera segura y documentada, con especial seguridad en equipos que pueden contener información
Destrucción certificada de datos: Garantía de que la información contenida en los dispositivos será eliminada de manera irreversible.
Reportes detallados: Información clara sobre el destino final de los equipos y su impacto ambiental, facilitando el cumplimiento contable y fiscal.
Consejos para empezar
Si tu empresa tiene equipos tecnológicos y de computación acumulados, es momento de tomar acción:
Realiza un inventario: Identifica qué equipos ya no se usan y podrían ser gestionados de inmediato para evitar pérdidas y problemas contables. Algunos gestores pueden hacer este servicio
Calificación de proveedores de reciclaje: Busca empresas especializadas y certificadas que se encarguen del proceso de manera profesional, con trazabilidad y con procesos documentales sólidos
Renueva los procesos de baja: con el fin de evitar acumulación y costos de almacenamiento, establece en el proceso administrativo la baja y gestión continua de los equipos electrónicos obsoletos.
Involucra a tu equipo: Sensibiliza a los colaboradores sobre la importancia del control de activos y la baja de activos obsoletos de manera profesional, y del impacto en el cumplimiento financiero.
La clave está en la trazabilidad y cero riesgos
No dejes que los equipos electrónicos obsoletos se acumulen y se conviertan en un problema financiero, operativo y ambiental. Actuar a tiempo permitirá optimizar recursos, evitar riesgos de auditoría y contribuir con el medio ambiente. Contar con un gestor profesional hará que el proceso sea sencillo, transparente y genere eficiencias para tu empresa.
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